Hjælp vi mangler en formand

Kathrine Labæk, Stenløse Gymnastikforening, spørger:

For 2 år siden i 2008 valgte vores daværrende formand at sige fra som formand og i stedet blive almindeligt bestyrelsesmedlem. Der blev ikke fundet nogen ny formand, og efterfølgende har vi ingen formand haft.

Vores tidligere formand har altid gjort et stort stykke arbejde for foreningen, men har taget mange af tingene på sig, og har derfor ikke været god til at uddelegere og sige fra. Det er hun blevet meget bedre til nu, men vi står så i det problem at nogen ting får vi ikke besked om, eller hun glemmer at give videre.

Siden hun sagde fra i 2008, har vi ikke haft en formand. Derudover har vi faktisk aldrig været fuldtallig i bestyrelsen. Vi har som regel lige dækket det antal der skal sidde i bestyrelsen, men vi har ingen suppleanter haft. Det betyder nu at vi efter en sæson hvor to bestyrelsesmedlemmer har måttet melde fra, fik hevet en med ind i bestyrelsen, hun var ikke suppleant, hun var med på en kigger, men er kommet med og klarer det rigtig godt. Vi manglede dog stadig to i bestyrelsen + to suppleanter.
Efter generalforsamlingen i sidste uge er der kommet to nye bestyrelsesmedlemmer med. De mødte op og blev overtalt til at indgå i bestyrelsen. Der hvor jeg kan se en mangel nu igen er jo at vi ingen suppleanter har.
Er det ok at bestyrelsen er der men uden suppleanter. Personligt har jeg ikke lyst til at stå i samme situation som her i efteråret hvor vi pludselig kun var fire i bestyrelsen. Er der nogen måde hvorved vi i bestyrelsen kan få hjælp til at få den til at fungere optimalt?

Steen F. Andersen, foreningsrådgivningens advokat:

Jeg forstår det sådan, at I på to punkter ikke kan opfylde vedtægternes krav til ledelse, nemlig at formandsposten formelt er ubesat, men reelt udfyldes af den tidligere formand, og at I ingen suppleanter har.

Det at der ikke er valgt en formand, synes jeg er det største problem, men I har tilsyneladende klaret jer uden i to år. Det ændrer ikke ved, at det både formelt er et krav efter jeres vedtægter - og reelt er nødvendigt for en forening - at have en formand, der tilrettelægger bestyrelsens arbejde - så jeg vil råde til, at den fungerende formand også bliver valgt som formand, eventuelt på en ekstraordinær generalforsamling. Alternativet er, at I ændrer vedtægterne, så I beskriver en anden form for ansvarsfordeling i bestyrelsen.

Det at I mangler suppleanter ser jeg som et mindre problem. Rent juridisk er der ikke noget problem i det – og der findes også mange foreninger, hvor vedtægterne slet ikke kræver suppleanter. Det er ofte en bedre idé, at tage én ind når behovet opstår, og så lade den pågældende arbejde med uden formelt at være bestyrelsesmedlem, og - som det er sket hos jer - blive valgt på næste generalforsamling. Valg af suppleanter kan ofte have en lidt tilfældig karakter i form af, at det er nogen som ikke rigtig er interesserede, der bliver valgt, for der bør jo være nogen. Men enten må I altså blot konstatere, at det ikke har været muligt at få valgt suppleanter, og afvente at se om der på næste generalforsamling kan vælges nogen - og det er der ikke noget juridisk problem i - eller I kan overveje at ophæve reglen om suppleanter.